Zwemvereniging “De Columbiaan” hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring willen we u informeren over hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens of de persoonsgegevens van uw minderjarige kinderen (wanneer we over minderjarige kinderen spreken gaat dat over kinderen <16 jaar).

De Columbiaan houdt zich aan de van toepassing zijnde wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• Uw persoonsgegevens of die van uw minderjarige kinderen verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en typen persoonsgegevens zijn later beschreven in deze verklaring;

• De verwerking/gebruik van uw persoonsgegevens of die van uw minderjarige kinderen beperkt is tot die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;

• Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens of die van uw minderjarige kinderen;

• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens of die van uw minderjarige kinderen gewaarborgd is;

• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;

• Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens of die van uw minderjarige kinderen, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als De Columbiaan zijn wij verantwoordelijk voor de juiste verwerking van uw persoonsgegevens of die van uw minderjarige kinderen.

Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Welke persoonsgegevens vragen wij van u of uw minderjarige kind(eren)?
Zie het inschrijfformulier op de website van De Columbiaan voor de gevraagde gegevens www.columbiaan.nl > Aanmelden.

Doel waarvoor wij deze gegevens vragen:
Wij hebben de gevraagde gegevens nodig om u of uw minderjarige kind(eren) in te schrijven in Sportlink, het digitale ledenadministratiesysteem van onze vereniging wat ondersteund wordt door KNZB. In dit systeem kunnen we verschillende lidmaatschappen aangeven: Zwemles a/b/c; zwemvaardigheid, wedstrijdzwemmen; volwassenzwemmen; volwassen ABC diploma.

Hoe verwerken/ gebruiken wij deze gegevens?
De gegevens worden gebruikt:

• Door de ledenadministratie voor verwerking in de ledenlijst, het aanmelden in Sportlink en ABC-diploma administratie;

• Door onze penningmeester voor afhandeling van de contributies;

• Door de technische commissie wedstrijdzwemmen voor samenstelling van de zwemgroepen en begeleiding;

• Door het wedstrijdsecretariaat om zwemmers in te schrijven voor wedstrijden;

• Door het bestuur worden e-mail adressen gebruikt die in sommige gevallen gebruikt worden om groepen te benaderen voor bijvoorbeeld uitnodigingen voor evenementen of andere berichtgeving.

Inschrijfgegevens worden verstrekt aan de KNZB bij inschrijving in Sportlink en op het moment dat een zwemmer wordt ingeschreven voor een wedstrijd in Splash, een software programma voor de wedstrijdadministratie. Tevens in uitzonderlijke gevallen waarin we daartoe een wettelijke verplichting hebben. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.

Minderjarigen: Wij verwerken persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) alleen als daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger door (mede)ondertekening van het inschrijfformulier.

Bewaartermijn: De Columbiaan bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Wel kunnen na uitschrijven als actief lid/ vrijwilliger van de vereniging gegevens bewaard blijven in archief voor historische doeleinden.

Fotomateriaal: Er worden van diverse wedstrijden in het kader van wedstrijdverslaglegging foto’s en verslagen gemaakt en op verschillende media geplaatst, zoals websites, sociale media of kranten. Binnen de AVG wetgeving mag dit geschaard worden onder gerechtvaardigd belang: het gaat hierbij om het belang van vereniging en leden om zichtbaar te zijn, in redelijke zin promotie te kunnen uitvoeren en door deze vorm van ledenwerving financieel gezond te zijn. Volgens de wetgeving wordt onder gerechtvaardigd belang niet het 'puur commercieel belang' geschaard: als vereniging zonder winstoogmerk is dat puur commercieel belang niet aan de orde. Bij (her)gebruik van fotomateriaal zal altijd de redelijkheidstoest worden afgelegd.

Ook van de verschillende activiteiten van en door de vereniging worden foto’s en verslagen gemaakt en op onze website en sociale media geplaatst. Zie ook het KNZB media-beleid.

Beveiliging: Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Overzichten met persoonsgegevens worden binnen de vereniging alleen ter inzage gedeeld met betrokkenen die uit hoofde van de functie binnen de vereniging deze informatie nodig hebben.

Rechten omtrent uw gegevens: U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Vragen: Als u naar aanleiding van onze privacyverklaring nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op.

Klachten: Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Ten slotte: Met ondertekenen van het inschrijfformulier van De Columbiaan geeft u aan / heeft u aangegeven dat u kennis heeft genomen van de inhoud van deze privacyverklaring en daarmee akkoord gaat.